Lightning Decision Jam (LDJ) ( Bag.3 Langkah 4 sd Akhir )

 Lightning Decision Jam (LDJ)

Sumber : AJ&Smart

Kategori : Design Sprint

LANGKAH 4: Ubah kembali masalah sebagai tantangan baku

Waktu 3 menit

Bahan: Sticky Note persegi panjang dan spidol

Sekarang, moderator akan menulis ulang masalah pilihan teratas dalam bentuk tantangan baku.

Ini akan membantu kita membuat serangkaian solusi dan menjadi sedikit lebih luas di awal.

Mari kita lihat contoh: Sticky Note dengan suara terbanyak di sini mengatakan "Belum ada sistem online". Karena banyak orang telah memberikan suaranya, kita dapat melihat dengan jelas bahwa ini adalah masalah yang dialami banyak orang.

Menyusun ulang Sticky Note dalam format "How Might We" (HMW) memungkinkan kita untuk membuatnya dapat diselesaikan dan menstandarisasi cara penulisan tantangan.

Berikut adalah bagaimana masalah tersebut dapat ditulis ulang menjadi tantangan yang lebih umum:

 

Langkah Opsional:

Jika Anda ingin mencoba menyelesaikan lebih dari satu masalah, ulangi langkah 4 untuk setiap masalah yang ingin Anda selesaikan, tulis ulang setiap catatan tempel sebagai HMW.

Kemudian lanjutkan dengan langkah 5-8, mengidentifikasi solusi untuk beberapa masalah secara bersamaan. Masalah apa pun yang Anda putuskan untuk tidak diselesaikan sekarang, dapat masuk ke backlog masalah dan dapat diambil dari langkah 4 di hari lain.

LANGKAH 5: Ide tanpa diskusi

Waktu 6 menit

Bahan: Sticky Note persegi (warna lain) dan spidol

Sekarang setiap anggota tim diberi waktu 5 menit untuk menulis beberapa solusi (1 per catatan tempel) untuk HMW, dalam diam, tanpa diskusi apa pun.

Tidak berdiskusi di sini juga memastikan munculnya berbagai macam solusi. Penting bagi moderator untuk memberi tahu anggota tim di sini bahwa kita lebih mengutamakan kuantitas daripada kualitas

Solusi tidak harus ditulis dengan cara tertentu - tetapi harus dapat dimengerti oleh orang-orang yang membaca.

Tidak ada presentasi individu yang memberikan solusi karena ini bisa menciptakan bias , karena pilihan akan jatuh pada presenter terbaik.

Setelah 5 menit habis, semua orang menempelkan ide mereka ke permukaan (dinding, papan tulis, apa pun) secepat mungkin, tidak perlu rapi - cukup tempelkan di mana saja. Ini hanya membutuhkan waktu 1 menit.

LANGKAH 6: Prioritaskan solusi

Waktu 5 menit

Moderator memberikan setiap anggota 6 kesempatan memilih dalam 5 menit, untuk memberikan suara tentang solusi yang menurut mereka paling baik untuk menyelesaikan HMW.

LANGKAH 7: Putuskan apa yang akan dieksekusi

Waktu : 10 menit

 

Setelah kita memiliki daftar solusi yang akan menyelesaikan masalah yang paling penting.

Selanjutnya adalah mengetahui seberapa besar upaya yang diperlukan untuk menjalankan solusi tersebut, sehingga kita dapat memutuskan mana yang dapat dicoba dengan cepat dan mana yang mungkin membutuhkan lebih banyak waktu untuk melaksanakannya.

 Di sini akan digunakan diagram Effort/Impact sederhana untuk menentukan solusi mana yang sederhana untuk langsung dicoba, atau mana yang lebih banyak aktifitas dan harus ditambahkan ke daftar proyek, dan yang mungkin tidak boleh ditangani sama sekali.

 

Bisa juga digunakan diagram effort/impact rancangan milik Lego, sebagai berikut ;

1.       Impact kecil effort kecil maka make a task, atau buat penugasan dan tunjuk stu orang anggot tim untuk melaksanakannya

2.       Impact kecil effort besar maka Forget for Now, atau lupakan saja untuk sekarang

3.       Impact besar effort besar maka make a Project, atau buat suatu proyek dengan dukungan resources yang juga banyak

4.       Impact kecil effort besar maka Do Now, atau lakukan sekarang

 

 

 LANGKAH 8: Buat solusi dapat ditindaklanjuti

Waktu : 5 menit

 

Moderator mengambil solusi di kuadran Do Now dan  meminta tim mambuat 3 langkah yang dapat ditindaklanjuti.

langkah-langkah tindakan untuk menguji ide tersebut harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu 1-2 minggu.

Jangan terlalu dipikirkan. Langkah pertama harus menjadi langkah yang paling tanpa hambatab, yang dapat dilakukan dengan segera. Ini juga memotivasi orang untuk memulai.

Jangan berkecil hati jika solusi tidak berhasil setelah beberapa minggu. Tidak semua solusi akan menyelesaikan masalah. Latihan ini dibuat agar tim terbiasa memecahkan masalah dan mencoba pendekatan tanpa terlalu banyak berpikir atau berdiskusi berlebihan.

 

Setelah semua solusi ini ditulis, tim Anda sekarang memiliki tugas yang dapat ditindaklanjuti yang dapat dijadikan komitmen.

Untuk ide solusi lain yang lebih berat dapat kita masukkan ke dalam daftar backlog pekerjaan tim, sehingga tidak terlupakan.

Apa yang mungkin Anda lihat adalah bahwa tindakan yang sederhana pada Do Now, kemungkinan akhirnya bisa menyelesaikan masalah.

Sehingga solusi yang lebih berat tidak perlu dilakukan, semoga….